Performans Görüşmelerinde Etkili Geri Bildirim

Şirketler genellikle yılın ilk çeyreğini; performans incelemelerini tamamladıkları bir zaman dilimi olarak kullanırlar. Terfi süreçleri, prim oranlarının belirlenmesi ve gelecek yıl için yol haritası oluşturma gibi süreçler bu dönemde ele alınır.  İlk çeyrek ayrıca, yönetsel becerileri geliştirecek, Liderlik ve gelişim planları oluşturmak için de uygun bir zamandır.

Yılda yalnızca bir kez verilen geri bildirimin etkileri henüz tartışma konusu olsa da , yazımızda performans görüşmesi süreçlerini ve yaşanan zorlukları ele alacağız. Her yönetici koçluk eğitimi ya da görüşmelerin yansımalarını rapora nasıl yansıtacağı ile ilgili eğitim almamış olabilir, bu durum sürece yarardan çok zarar verebilir.

Her şeyden önce, liderlik için yönetici koçluğu yapacak kişinin kendini tanıması gerekir.  Yönetici kendi güçlü ve zayıf yönleri, davranış tercihlerinin yanı sıra , kişilik profilini de bilerek hareket etmelidir. Buraya kadar söz ettiklerimiz bir performans geri bildirimi sürecinin %50’sidir demek yanlış olmaz. Performans görüşmelerinde fark yaratacak olgu, konuşmanın içeriğinden ziyade kurulacak iletişim ve etkileşimdir.

Bir yönetici olarak görevimiz elbette çalışanların olası sorularını da doğru yanıtlamaktır. “Ekip üzerinde pozitif  etki yaratan ne gibi katkılarım oldu”  gibi nispeten kolay bir soru gelebileceği gibi “Daha çok katkıda bulunmak için ne yapmam gerekiyor” gibi zor sorular da yöneltilebilir. Bu durumda geri bildirim çerçevesini kurumun ya da yöneticinin beklentisi dahilinde değil, çalışanın bakış açısı ile oluşturmak daha ilgi çekici olacaktır. Kişilik tipleri, genel tutum ve davranışlar da görüşmelerin başarısını etkileyen diğer unsurlar olarak sayılabilir. 

DOMİNANT PROFİLE GERİ BİLDİRİMİ VERMEK

• “D” profilinin güçlü kişilikler olduğunu ve hızlı dinamik bir iletişim ile yönlendirilen kişilikler olabileceğini unutmayın

• Savunmacı bir tutumla toplantıya girebileceklerini düşünerek iletişimi kuvvetlendirin.

• İlerlemek ve gelişmek adına fırsat arayışında olduklarını unutmayın. 

• ‘’Daha başarılı olabilmek’’ için sizden hangi desteğe ihtiyaç duyduklarını sorarak başlayın. 

• Onları dinledikten sonra, kariyerlerini ilerletmelerine yardımcı olacağını düşündüğünüz birkaç şeyi paylaşıp paylaşamayacağınızı sorun. Anlatmadan önce sormak, performans incelemesinden sorumlu olduklarını hissetmelerine yardımcı olur (dış kurallardan hoşlanmazlar) ve onlara çok az savunmacı davranış veya hiç savunma davranışı olmadan fikirlerinizi verebilirsiniz.

İZ BIRAKAN PROFİLE GERİ BİLDİRİMİ VERMEK

• “İ” profilinin en büyük endişesi reddedilmek olduğundan performans değerlendirme görüşmelerinde daha çekimser davranabileceklerini unutmayın.

• Onlar hakkındaki görüşleriniz ne kadar olumlu olursa olsun  “yapıcı” herhangi bir geri bildirimin büyük bir ret olarak algılanma ihtimalini düşünün.

• Başarıları, katkıları ve enerjileri hakkında destekleyici cümleler kurarak başlayın. 

• Gerçekçi olun. 

• Dinleyin, onaylayın ve daha başarılı olabilmek için bu değişikliğe nasıl yardımcı olabileceğinizi sorun. 

• Şiddetli bir performans sorunu olmadığı sürece (yıllık incelemeye kadar beklememeli), sadece elini sıkın, sıkı çalışmaları için onlara teşekkür edin ve toplantıyı sonlandırın.

SADIK PROFİLE GERİ BİLDİRİM VERMEK

• “S” profiline performans geri bildirimi verirken performans incelemelerini ‘’değişiklik yapma zamanı’’ olarak görebileceklerini unutmayın. 

• Değişiklikler ile ilgili ‘’Kulağa hoş geliyor, değil mi? Hayır, cevabına hazır olun. Değişimden çekindiklerini unutmayın.  Herşey yolunda gidiyordu, çok teşekkür ederim ama neden” diyeceklerdir. 

• S profili her şeyin olduğu gibi kalmasını ister. “İ” profiline benzer şekilde yüzleşmekten kaçınırlar.

• Rutinleri sevdiklerinden dolayı  büyüme fırsatları hakkında ‘’yeni rutinler’’ inşa ediyormuş gibi konuşmalısınız. 

• Onları yeni “rutinlerin” güvenliğine odaklarsanız, değişim korkusunun ötesine bakacak ve kendilerini esnetebileceklerdir. 

CİDDİ PROFİLE GERİ BİLDİRİM VERMEK

• “C” profiline performans geri bildirimi verirken eleştiriden çekindiklerini  ve performans incelemesini kendileri adına kritik olarak değerlendirdiklerini unutmayın

• Detayları oldukça sevdiklerinden, performans görüşmesine onların hazırladıkları veriler ile  kendilerine destek olursanız yeterli miktarda detay edindiğinizden emin olabilirsiniz. 

• Performans önerinizi onaylamak için kendilerinin de sağlam verilerle hazırlanacaklarını unutmayın. 

• İş performanslarında neyi geliştirmek istediklerini sorduğunuzda, daha öncesinden planlanmış düşünülmüş  büyüme fırsatlarını listeleyeceklerdir. 

Gerçekleştirilen her bir performans görüşmesini çalışanlar için bir  ilerleme fırsatı çerçevesinde sunmayı unutmayın. DISC Profillerine dikkat ederek gerçekleştirdiğiniz her bir görüşme karakteristik özellikleri barındırdığından görüştüğünüz kişilerde daha fazla etki edecek ve ulaşmak istediğiniz performans seviyesine katkı sağlayacaktır