DISC'e Göre Email Gönderim Tarzları
Gerek özel hayatımızda, gerek iş yaşantımızda her birimizin öncelikleri ve tercihleri farklı seyretmektedir ve bunlar bazen birbirimizle olan ilişkilerimizde hayatımızı zorlaştırabilir. Yakın arkadaşlarımızla birlikte vakit geçirirken bile farkılıklarımız ilişkilerimize yansır. Birisi daha çok kalabalık arkadaş grubuyla barda akşamları takılmayı tercih edebilirken diğeri birkaç arkadaşıyla cafe'de takılmayı tercih eder. Birisi konserlere gitmekten zevk alırken diğeri strateji oyunu oynamayı tercih edebilir. Bu süreçler size tanıdık geliyor mu?
Bu farklılıklar en doğal haliyle iş yerimizde de ortaya çıkar. Bazılarımızın tercihleri gelenekseldir veya aileden etkilenmiştir, bazılarımız ise daha yenilikçidir. Özel hayatımızda arkadaşlarımızla ortak noktada buluşabildiğimiz gibi iş yerinde de istediğimiz sonuçları almak adına birbirimizin farklılıklarını görebilmeli ve ona göre davranabilmeliyiz.
Peki bu farklılıklar iş yerlerimizde bize nasıl yansır? Örneğin ekip arkadaşlarımızla olan ilişkilerimizde, yöneticilerimizle olan süreçlerde, proje ya da toplantı akışında vs... İletişimin en temel noktası e- mail kullanımı üzerinden farklılıklarımızı DISC ile görmek ister misiniz? Size gelen mailler aslında gönderen ile ilgili neler anlatıyor hiç düşündünüz mü?
Hepimizin bildiği gibi e-mail gönderdiğimizde karşımızdakinin tepkisini göremiyoruz ve bu iletişimi daha da zorlaştırıyor. Çoğumuza okullarda iyi bir e-mail nasıl yazılır öğretilmedi. Bu yüzden önceliğimiz "almak isteyeceğimiz’" gibi mail yazmak yönünde oluyor. Ya da çoğumuz cevaplarımızı acele içinde göndermeye çalışıyoruz ki bir sonrakine geçip e-mail kutumuzu boşaltalım.
DISC Profillerine Göre E-Mail Yanıtlandırmak
D Profilleri, sonuçlara öncelik verir bu yüzden konu başlığında asıl konuya işaret eden kısa bir mesaj isteyeceklerdir. Ne bilmeleri gerektiğine dair kısa bir özet ve onlara düşen bir görev varsa net bir talep belirtilsin isterler. Bir toplantıya katılırlarsa onlara ne sağlanacağını bilmek isterler. Eğer bir D Profili mail gönderiyorsa kısa, öz olabilir ve selamlama ya da kapanış cümlesi içermiyor olabilir.
I Profilleri, enerjik bir dilde mail almak isteyeceklerdir. Toplantıda başka kimlerin olduğunu merak eder ve organizasyonu planlamanın eğlenceli olacağını düşünür. Eğer bir I Profili mail yazıyorsa konu başlığı ünlem işareti (!) içeriyor olabilir. Aslında, çoğu yerde bir ünlem işareti olabilir ve mesaj içinde birkaç tane emoji görebilirsiniz. I Profili, maili bitirmekte zorlanabilir çünkü son anda akıllarına bir şey daha gelir ve onu da paylaşmak isterler.
S Profilleri, onlara ihtiyaç olduğunu belirten ve eğer toplantıya katılırlarsa daha fazla insanın olmasıyla daha çok işe yarayacağını hissettiren bir mail almayı tercih ederler. Bir şeyin parçası olacakları ya da bir fark yaratacakları vurgulanırsa katılmaya ikna olabilirler. S Profili, maillerini dikkatli bir usta gibi işler ve uzun yazma eğilimindedir. Sıcak bir selamlama ve kapanış cümleleri içeren geleneksel bir mail formatı kullanmayı tercih ederler. Kullandıkları dil kibar ve saygılıdır.
C Profilleri, toplantının amacını, toplantı tarihini ve zamanını, sorumluluk düzeylerini içeren direkt, net bir mail almak isterler. Örneğin, tüm toplantılara katılmak yerine sadece bir görev için gönüllü olabilirler mi – ya da hepsine katılmak zorundalar mı? Uzman oldukları konu ile ilgili bir ihtiyaca istinaden çağrılırlarsa ikna olabilirler. C Profilleri, verilerle desteklenen, maddeler içeren ya da uzun paragrafları olan mailler yazar. Bir C Profili maili göndermeden önce tekrar tekrar okur, daha fazla detay ekleyebilir ve yazım kontrolünü tekrar yapar.
Bu verilerin ışığında iç ve dış yazışmalarımızda eğer karşımızdaki kişinin DISC Profilini biliyor isek, daha verimli iletişim kurabilme fırsatını yakalıyoruz ama her profilin ortak dikkat ettiği öncelikle bilgilendirici bir konu başlığı ve dil bilgisi, yazım hatası olmaması iş hayatında her birimiz için ayrı önem teşkil ediyor.